Wie digitale Rechnungsprüfung Ihnen dabei hilft, Ihre Finanzen im Griff zu behalten

Die Bauindustrie ist bekannt für ihre Komplexität und die vielen Herausforderungen, die sie sowohl für Bauträger als auch für Bauunternehmen mit sich bringt. Eine der größten Herausforderungen ist die Kostensicherheit, bei der es darum geht, das Budget eines Bauprojekts im Griff zu haben und sicherzustellen, dass alle finanziellen Aspekte effizient verwaltet werden. Um diese Herausforderung zu meistern, setzen immer mehr Bauträger auf digitale Rechnungsprüfung. In diesem Artikel werden wir die Vorteile der digitalen Rechnungsprüfung im Detail untersuchen und herausfinden, wie sie Ihnen als Bauträger dabei hilft, die Kostensicherheit Ihrer Bauprojekte zu erreichen.

‍

Was ist digitale Rechnungsprüfung?

Digitale Rechnungsprüfung ist der Prozess, bei dem elektronische Rechnungen und Finanzdokumente in einem digitalen Format analysiert und überprüft werden. Durch den Einsatz von Softwarelösungen und automatisierten Prozessen können Unternehmen die Verarbeitung und Prüfung von Rechnungen beschleunigen, Fehler reduzieren und somit Zeit und Geld sparen. Diese Art der Rechnungsprüfung ist besonders nützlich in der Bauindustrie, da Bauprojekte häufig von einer Vielzahl von Subunternehmern, Lieferanten und Mitarbeitern abhängig sind, die alle unterschiedliche Rechnungen und Dokumente erstellen.

‍

Vorteile der digitalen Rechnungsprüfung für Bauträger

a) Zeit- und Kosteneinsparungen

Durch die Automatisierung des Rechnungsprüfungsprozesses können Bauträger die Zeit, die für die Verarbeitung von Rechnungen benötigt wird, erheblich reduzieren. Dies führt zu einer schnelleren Abwicklung von Zahlungen und hilft Unternehmen, ihre Liquidität zu erhalten. Darüber hinaus können Unternehmen ihre Mitarbeiter von manuellen, zeitaufwändigen Aufgaben entlasten und sie auf wertschöpfendere Tätigkeiten konzentrieren lassen.

b) Reduzierung von Fehlern

Die digitale Rechnungsprüfung hat das Potenzial, die Fehlerquote bei der Verarbeitung und Prüfung von Rechnungen und Finanzdokumenten erheblich zu reduzieren.

• Automatisierte Datenerfassung: Einer der Hauptgründe für Fehler bei der Rechnungsprüfung ist die manuelle Dateneingabe. Wenn Menschen Informationen aus Rechnungen und Finanzdokumenten in Buchhaltungssysteme eingeben, sind sie anfällig für Tippfehler, Zahlendreher oder das Überspringen von Einträgen. Digitale Rechnungsprüfungslösungen verwenden Technologien wie Optical Character Recognition (OCR) oder künstliche Intelligenz (KI), um Daten automatisch aus elektronischen Rechnungen zu extrahieren und in das System einzugeben. Dies reduziert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, die auf menschliche Unachtsamkeit zurückzuführen sind.
• Validierung und Plausibilitätsprüfung: Digitale Rechnungsprüfungssysteme führen automatisch Validierungs- und Plausibilitätsprüfungen durch, um sicherzustellen, dass die erfassten Daten korrekt und vollständig sind. Beispielsweise kann die Software überprüfen, ob die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum im richtigen Format vorliegen, ob die Steuernummer des Lieferanten gültig ist, oder ob die Summe der einzelnen Posten mit dem Gesamtbetrag der Rechnung übereinstimmt.
• Regelerkennung und -anwendung: Die digitale Rechnungsprüfung ermöglicht es, Regeln und Richtlinien für die Verarbeitung und Prüfung von Rechnungen festzulegen. Die Software kann diese Regeln automatisch auf alle eingehenden Rechnungen anwenden, um sicherzustellen, dass sie den internen und externen Vorschriften entsprechen. Beispielsweise kann die Software automatisch prüfen, ob ein bestimmter Kostenpunkt den Budgetrichtlinien des Unternehmens entspricht oder ob die Rechnung von der richtigen Person genehmigt wurde.
• Doppelte Rechnungen verhindern: Eine häufige Fehlerquelle bei der Rechnungsverarbeitung ist die unbeabsichtigte doppelte Erfassung und Bezahlung von Rechnungen. Ein Tool zur digitalen Rechnungsprüfung kann automatisch nach Duplikaten suchen, indem sie die Rechnungsnummern, Beträge und Lieferantendaten der eingehenden Rechnungen mit den bereits im System gespeicherten Daten abgleichen. Wenn ein Duplikat erkannt wird, kann die Software den Benutzer benachrichtigen und verhindern, dass die doppelte Rechnung weiterverarbeitet wird.
• Übersichtliche und konsistente Datenspeicherung: Durch die zentrale Speicherung und Organisation aller Rechnungen und Finanzdokumente in einer digitalen Rechnungsprüfungslösung wird die Wahrscheinlichkeit von Fehlern aufgrund von unvollständigen oder inkonsistenten Daten reduziert. Mitarbeiter können auf eine einheitliche und konsistente Datengrundlage zugreifen, was die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch erleichtert. Darüber hinaus können digitale Rechnungsprüfungssysteme Verknüpfungen zwischen verschiedenen Dokumenten herstellen, z. B. zwischen einer Rechnung und dem zugehörigen Vertrag oder einer Bestellung.
• Automatisierte Genehmigungs- und Freigabeprozesse: Bei der manuellen Rechnungsprüfung besteht die Gefahr, dass Rechnungen ohne die erforderliche Genehmigung oder Freigabe weiterverarbeitet werden. Digitale Rechnungsprüfungssysteme bieten automatisierte Genehmigungs- und Freigabeprozesse, die auf den internen Richtlinien und Hierarchien des Unternehmens basieren. Die Software leitet Rechnungen an die zuständigen Personen weiter, protokolliert ihre Genehmigungen und stellt sicher, dass die Rechnung erst nach der erforderlichen Freigabe zur Zahlung freigegeben wird.
• Reporting und Analyse: Digitale Rechnungsprüfungslösungen bieten häufig umfassende Reporting- und Analysefunktionen, die es Unternehmen ermöglichen, ihre Finanzdaten besser zu überwachen und zu kontrollieren. Durch die regelmäßige Überprüfung von Berichten und Analysen können Unstimmigkeiten oder Fehler frühzeitig erkannt und behoben werden.

c) Verbesserte Compliance und Transparenz

Die digitale Rechnungsprüfung erleichtert die Einhaltung von Vorschriften und gesetzlichen Anforderungen, indem sie einen strukturierten und dokumentierten Prozess für die Rechnungsprüfung bietet. Durch die Verwendung von digitalen Rechnungen und der zentralen Speicherung aller Finanzdokumente können Unternehmen den Überblick über ihre Finanzdaten behalten und jederzeit darauf zugreifen. Dies trägt dazu bei, die Transparenz und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Stakeholdern zu verbessern.

d) Verbessertes Cashflow-Management

Da die digitale Rechnungsprüfung einen schnelleren und genaueren Überblick über ausstehende Zahlungen und Forderungen ermöglicht, können Bauträger ihre Liquiditätsplanung optimieren und somit das Cashflow-Management verbessern. So werden finanzielle Engpässe vermieden und das Risiko von Verzögerungen oder Budgetüberschreitungen in Bauprojekten minimiert.

e) Integration mit anderen Softwarelösungen

Die meisten digitalen Rechnungsprüfungslösungen können problemlos in bestehende ERP- oder Buchhaltungssysteme integriert werden. Dies ermöglicht Bauträgern, ihre Finanzdaten zentralisiert und konsolidiert zu verwalten, was zu einer besseren finanziellen Kontrolle und einer verbesserten Entscheidungsfindung führt.

‍

Umsetzung der digitalen Rechnungsprüfung in Ihrem Unternehmen

Um die Vorteile der digitalen Rechnungsprüfung in Ihrem Unternehmen zu nutzen, sollten Sie die folgenden Schritte in Betracht ziehen:

a) Auswahl der richtigen Softwarelösung

Es gibt viele digitale Rechnungsprüfungslösungen auf dem Markt, daher ist es wichtig, diejenige auszuwählen, die am besten zu den Anforderungen und Bedürfnissen Ihres Unternehmens passt. Vergleichen Sie verschiedene Anbieter, Funktionen und Preise, und ziehen Sie gegebenenfalls Expertenrat oder Kundenbewertungen hinzu, um die bestmögliche Entscheidung zu treffen.

b) Schulung und Unterstützung Ihrer Mitarbeiter

Um den Erfolg der Implementierung der digitalen Rechnungsprüfung sicherzustellen, ist es entscheidend, dass Ihre Mitarbeiter mit der neuen Technologie vertraut sind und wissen, wie sie sie effektiv nutzen können. Bieten Sie Schulungen und kontinuierliche Unterstützung an, um den Übergang zu erleichtern und die Akzeptanz der neuen Prozesse zu fördern.

c) Stufenweise Einführung

Es kann sinnvoll sein, die digitale Rechnungsprüfung schrittweise in Ihrem Unternehmen einzuführen. Beginnen Sie mit einem Pilotprojekt oder einer bestimmten Abteilung, um Erfahrungen zu sammeln und eventuelle Probleme oder Anpassungsbedarfe frühzeitig zu identifizieren. Nach erfolgreicher Implementierung in einem Bereich können Sie die Technologie auf das gesamte Unternehmen ausweiten.

‍

Fazit

Die digitale Rechnungsprüfung bietet Bauträgern eine effektive Möglichkeit, die Kostensicherheit ihrer Bauprojekte zu gewährleisten. Durch die Automatisierung von Prozessen, Reduzierung von Fehlern, Verbesserung der Transparenz und Integration mit anderen Softwarelösungen können Unternehmen ihre Finanzverwaltung optimieren und bessere Entscheidungen treffen. Indem Sie die richtige Softwarelösung auswählen, Ihre Mitarbeiter schulen und die Technologie schrittweise einführen, können Sie die Vorteile der digitalen Rechnungsprüfung in Ihrem Unternehmen voll ausschöpfen und die finanzielle Stabilität Ihrer Bauprojekte sicherstellen.

‍